Materiały szkoleniowe dla współpracowników Next Film sp. z o.o. – zasady ochrony danych osobowych

KLUCZOWE DEFINICJE

RODO – rozporządzenie regulujące kwestie ochrony danych osobowych w całej Unii Europejskiej i państwach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (UE + Islandia, Lichtenstein i Norwegia).

Dane osobowe – wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (np. imię i nazwisko, adres prowadzenia działalności, adres IP, email, telefon, profil w social mediach, PESEL, pochodzenie rasowe, dane dotyczące zdrowia, identyfikator online, wizerunek, poglądy), w tym również dane dostępne publicznie oraz dane służbowe.

Osoba fizyczna (podmiot danych) – każdy człowiek (również przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą lub współpracujący w ramach spółki cywilnej). Osobą fizyczną nie są osoby zmarłe ani podmioty prawne (np. fundacje, stowarzyszenia, spółki).

Przetwarzanie – każde wykorzystanie danych osobowych (np. zbieranie, przeglądanie, pobieranie, udostępnianie, przechowywanie, usuwanie, zmiana).

Administrator – podmiot odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów prawa w związku z przetwarzaniem danych osobowych, co do których decyduje on o celach i sposobach przetwarzania (np. spółka, z którą współpracujesz, bank, w którym masz założone konto, sklep internetowy, w którym robisz zakupy).

ORGANIZACJA OBSZARU OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH W GRUPIE KAPITAŁOWEJ AGORA

W podmiotach GK Agora, w tym w Next Film, powołane są osoby odpowiedzialne za obsługę zadań związanych z ochroną danych osobowych:

Zespół ds. ochrony danych – obsługuje naruszenia ochrony danych osobowych oraz inne procesy związane z ochroną danych osobowych, np. obsługa wniosków RODO;
Inspektor ochrony danych (IOD) – prowadzi audyty i odpowiada za szkolenia.

Jeżeli w związku z realizowanymi przez Ciebie usługami / wykonywanym dziełem pojawi się potrzeba kontaktu z Zespołem ds. ochrony danych lub z IOD, zapytaj osobę wyznaczoną do kontaktu z Tobą w zawartej umowie, kto z imienia i nazwiska pełni daną funkcję w Next Film i jak się z nią skontaktować.

NARUSZENIA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Naruszenie ochrony danych osobowych to naruszenie bezpieczeństwa, prowadzące do przypadkowego albo niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania lub ujawnienia danych osobowych.

Przykłady naruszeń

Kradzież lub zgubienie urządzenia lub nośnika zawierającego dane osobowe (np. telefonu).
Przypadkowe nadpisanie jedynych kopii oryginalnych plików i ich nieodwracalna utrata.
Pozostawienie bez nadzoru dokumentów papierowych zawierających dane osobowe (np. list obecności, umów z aktorami, faktur) w miejscu ogólnie dostępnym (np. w kantynie).
Dostęp byłego pracownika/współpracownika do zasobów służbowych.
Ujawnienie informacji wrażliwych dot. innej osoby, np. poinformowanie o chorobie członka zespołu.
Przypadkowe wykorzystanie w kadrze filmu, serialu lub zdjęcia prawdziwych danych osobowych bez wiedzy i zgody osoby, której te dane dotyczą.
Wyciek danych z systemu do Internetu.

Co zrobić w razie naruszenia?

Jeśli doszło do naruszenia, albo wydaje Ci się, że mogło do niego dojść, natychmiast poinformuj zespół ds. ochrony danych (kontakt: iod@next-film.pl). Pamiętaj, że zgodnie z przepisami Next Film jako administrator ma tylko 72 h na poinformowanie Prezesa UODO o niektórych naruszeniach, dlatego działaj jak najszybciej, nawet jeśli nie masz jeszcze wszystkich informacji na temat zdarzenia.

BEZPIECZEŃSTWO

Jednym z wymogów RODO jest zapewnienie środków bezpieczeństwa adekwatnych do poziomu ryzyka, z którym wiąże się przetwarzanie określonych danych.

Przykłady obowiązujących Cię środków bezpieczeństwa

Nie zostawiaj odblokowanego komputera bez nadzoru, blokuj go za każdym razem, gdy od niego odchodzisz oraz stosuj silne hasła (tzw. zasada czystego biurka i czystego ekranu).
Przetwarzaj tylko te informacje, które są niezbędne do wykonywania Twoich zadań, i wyłącznie w zakresie, do którego posiadasz upoważnienie nadane przez spółkę.
Dane, do których masz dostęp (np. dane klientów, aktorów, kontrahentów, innych pracowników), są tajemnicą. Nie możesz ich nikomu udostępniać, a po zakończeniu współpracy powinieneś zabezpieczyć i zwrócić wszystkie dokumenty.
Dokumenty zawierające dane osobowe (np. umowy, faktury, cv) należy niszczyć w niszczarkach lub wrzucać do specjalnie oznaczonych kontenerów w siedzibie spółki, a nie wyrzucać w całości do kosza.

ZMIANY W PROCESACH PRZETWARZANIA DANYCH

RODO wymaga, by przed wdrożeniem nowych procesów (np. wdrożenie w Next Film nowego standardu/regulaminu postępowania, podjęcia działalności gospodarczej w nowym obszarze) lub zmianą w dotychczasowych, opartych na przetwarzaniu danych osobowych, zweryfikować i udokumentować zgodność z jego kluczowymi wymogami.

Taka ocena powinna być aktualizowana w przypadku, gdy istotnie zmienią się okoliczności przetwarzania w dotychczas prowadzonym projekcie (np. zmieni się zakres danych osobowych, które chcesz pozyskiwać w ramach wykonywanych zadań).

Jeżeli zgodnie z umową Next Film powierzyło Ci wdrażanie w spółce nowych lub zmienionych procesów, nie działaj na własną rękę – zgłaszaj potrzebę wsparcia w obszarze ochrony danych osobowych do odpowiednich osób kontaktowych. Rób to uprzednio, zanim wdrożysz zmiany w życie.

WNIOSKI PODMIOTÓW DANYCH

Osobom, których dane są przetwarzane, przysługują na podstawie RODO określone prawa. Przykładowo, osoba może poprosić o kopię wszystkich swoich danych osobowych, wycofać zgodę na przetwarzanie jej danych lub wnieść o usunięcie jej danych. Taki wniosek może złożyć pisemnie, ale też ustnie czy mailowo.

Pamiętaj – nigdy nie rozpatruj sam takiego wniosku. Niezwłocznie przekazuj wnioski do zespołu ds. ochrony danych, na adres iod@next-film.pl. Odpowiedź na wniosek musi zostać złożona w odpowiednim terminie, dlatego nie zwlekaj z przekazaniem tej informacji.

POZOSTAŁE INFORMACJE

Po więcej informacji na temat zasad ochrony danych osobowych skontaktuj się z osobą koordynującą realizację umowy lub wyznaczoną do kontaktów z Tobą w związku z umową Next Film sp. z o.o. Możesz również skontaktować się z IOD lub zespołem ds. ochrony danych.